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Die digitale Buchhaltung

Für die meisten Unternehmen ist die Buchhaltung nicht das eigentliche Kerngeschäft. Die meisten empfinden diese als lästige Pflicht im Alltagsgeschäft. So drückt es ebenfalls der Paragraf 238 des geltenden Handelsgesetzbuchs (HGB) aus. Daher ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, die Bücher korrekt zu führen und in diesen den Handelsgeschäften sowie die Lage des Vermögens nach den Richtsätzen ordnungsmäßiger Buchführung erkennbar zu machen.

Jenseits dieser Pflicht unterstützt die digitale Buchführung die Unternehmerinnen und Unternehmer zugleich auch bei den einzelnen Entscheidungen. Mithilfe der passenden Kennzahlen und betriebswirtschaftlichen Bewertungen lässt sich erkennen, ob das Unternehmen derzeit auf Kurs ist.

Wer sich mit der Thematik der digitalen Buchführung beschäftigt, wird bereits gemerkt haben, dass es hierbei nicht nur den einen Lösungsweg gibt, sondern ebenfalls viele Möglichkeiten und Chancen, die bestehende Buchhaltung zu digitalisieren. Die bedeutendsten Tipps und Tricks und die Anwendungen werden hier kurz erläutert.

Die wichtigsten Voraussetzungen

Auf dem Weg zur digitalen Buchhaltung sind in erster Linie Struktur und Effizienz besonders gefragt. Die entsprechende Soft- und die Hardware wie Scanner, Kanzleisoftware oder Scansoftware ist hierbei sehr wichtig und unabdingbar. Die geeignete Kombination dieser Komponenten für eine effiziente Verarbeitung von Dokumenten ist dabei essenziell.

Die Vorbereitung auf die Arbeit

Ob klassische Buchhaltung in Papierform oder die digitale Buchführung: Die Vorbereitung der Belege ist besonders wichtig. Im ersten Schritt ist deshalb die Digitalisierung der buchhaltungsrelevanten Unterlagen – egal ob von den Kunden oder Mandanten, der Kanzlei oder dem externen Dienstleister bedeutend. Wichtig ist ebenfalls, dass die Dokumente in der korrekten Auflösung, im passenden Dateiformat (zum Beispiel PDF/A) und der richtigen Ausrichtung (Hoch- oder Querformat) gespeichert werden müssen.

Fertige Datensätze gibt es hier auch mit den Belegbildern. Diese sind per Klick einfach zugänglich. jene vom Mandanten verwendete Businesssoftware bietet meistens viele Schnittstellen oder Möglichkeiten zum Export an. Sowohl die Dokumente in digitaler Form als auch alle Datensätze können dann zum Beispiel über eine Online-Plattform zur folgenden Verarbeitung bereitgestellt werden.

Die Verarbeitung der Informationen

Im besten Fall werden für die digitalen Dokumente – zum Beispiel mithilfe der OCR-Erkennung – automatisch als Vorschläge zur Buchung im Buchhaltungsprogramm erzeugt. Zugleich können vom Mandanten zur Verfügung gestellte Daten für den Export oder Datensätze wie die CSV-Dateien aus einzelnen Schnittstellen heraus importiert werden.

Analog erfolgt die Verarbeitung der elektronischen Zahlungsmittel (zum Beispiel Kreditkarten, Bankkonten und PayPal). Die Kanzleisoftware verbindet offene Rechnungen mit den einzelnen Zahlungsein- und -ausgängen.

In diesen Fällen gilt, dass nicht erkannte Verknüpfungen oder Rechnungen leider vom zuständigen Sachbearbeiter per Hand nachbereitet werden müssen.

Die Vereinfachung

Selbst kleinere Arbeitserleichterungen sind ebenfalls nicht zu unterschätzen. Bei den meisten Programmen sparen die Shortcuts und damit die Tastenkombinationen, einen Griff zur Maus. Zudem hat sich ein zweiter, senkrecht gestellter Monitor optimal bewährt, weil die digitalen Belege zu 99 Prozent hochkant gestaltet sind.

Fazit

Eine vollständige Automatisierung der Buchhaltung ist mit heute bekannten Mitteln nicht immer einfach möglich. Dies liegt an den einzelnen Störfaktoren, wie zum Beispiel dem immer komplexer werdenden UStG, den Rechnungen aus dem Ausland, Rechnungen mit vielen einzelnen Positionen, die Qualität der Dateien, usw. Dabei ist jedoch die gute Nachricht, dass durch die Digitalisierung der Buchhaltung die Bearbeitungszeit der jeweiligen Teilprozesse sehr verkürzt und damit auch die Effizienz einer Kanzlei in jenem Bereich enorm erhöht wird. Aus diesem Grund lauten heute die Fragen für jede Kanzlei: Welche Chancen bietet der derzeitige Markt und welche hiervon passen in der Praxis zu den Mandanten bzw. zu der Kanzlei? Die digitale Buchhaltung ist aus diesem Grund sehr komplex.

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